Assistant.e. administratif.ve. certifications

L’Alliance Française de la Région de la Capitale Nationale du Canada, ci-après dénommée AF Ottawa, est une association locale à but non lucratif née en 1905. L’AF Ottawa fait partie du réseau des Alliances Françaises, plus grande organisation culturelle au monde. L’AF Ottawa est une école de langue française avec plus de 1,200 étudiants par an, un centre culturel mettant en valeur toutes les cultures francophones, un centre de ressources pédagogiques et documentaires, et un centre d’examens officiellement accrédité.

Fiche de poste

L’employé-e est placé-e sous l’autorité directe de la direction des cours.
Il/elle est chargé(e) de la mise en oeuvre des politiques et stratégies définies en amont par la direction et la direction des cours pour le pôle certifications de manière autonome, et plus particulièrement des activités principales suivantes :

I. Administrer le pôle certifications

• Réaliser des points d’activité réguliers du pôle avec la direction des cours
• Proposer un calendrier de sessions à la direction des cours pour validation en accord avec les objectifs déterminés
• Assurer le suivi administratif des agréments de centre d’examen de l’AF Ottawa, en tenir un registre et les mettre à jour au besoin, s’assurer que le cadre réglementaire est formellement respecté
• Élaborer et analyser les bilans de sessions et statistiques du pôle
• Piloter l’organisation quotidienne de manière efficiente via la mise en place de procédures optimisées
• Gérer les relations externes (tutelles, partenaires, centres de passation, etc.)
• Participer à la promotion des certifications en collaboration avec le pôle communication : supports AFO, infos aux apprenants, site internet, réseaux sociaux, etc.
• Participer à la mise à jour annuelle des tarifs

II. Gérer les enseignants habilités aux certifications

• Assurer le suivi administratif des habilitations d’examinateurs, en tenir un registre et communiquer sur les besoins de formations avec la direction des cours
• Gérer les habilitations des examinateurs-correcteurs (DELF/DALF, TEF, TCF et autres) : tenir à jour la liste des enseignants-examinateurs habilités
• Recenser les besoins annuels de l’AF Ottawa en termes de recrutement et formation, anticiper les formations, les départs éventuels et s’assurer d’avoir un nombre suffisant d’habilités en tout temps
• Organiser les jurys de correction d’examens et encadrer les séances de travail dans le respect de la réglementation en vigueur
• Participer aux oraux et aux corrections si besoin
• Au besoin, accueillir, former et encadrer les nouveaux examinateurs-correcteurs

III. Gérer opérationnellement les sessions de certifications

• Informer et conseiller les clients sur les certifications en collaboration avec les chargés de clientèle et la gestionnaire de bureau. Suivi des inscriptions et convocations
• Travailler en étroite collaboration avec les partenaires et l’équipe administrative
• Répondre aux requêtes atypiques, en lien avec les chargés de clientèle (demandes d’aménagements d’épreuves, tests non proposés de façon régulière ou ne figurant pas sur le calendrier des sessions, etc.)
• Gestion des horaires et lieux de passation, des documents de session pour les surveillants/examinateurs/candidats, gestion des plannings, heures et tâches réalisées par les examinateurs, mise à disposition du matériel, remise des résultats et des attestations, etc.
• Coordonner et participer à la préparation matérielle et logistique des sessions d’examen : mise en place des salles d’examen et salles d’attente en amont des sessions
• Gérer les inscriptions sur les logiciels ad hoc (GAEL, TEO, le Portail de la CCIP, et autres)
• Au besoin, en collaboration avec le prestataire informatique, vérifier et mettre à jour le matériel informatique (tablettes, applications, ordinateurs, casques, etc.)
• Vérifier la conformité et veiller à la confidentialité du contenu des examens avant, pendant et après la passation
• Veiller à la mise en place des mesures préconisées pour lutter contre la fraude
• Transmettre les documents de session aux autorités compétentes : envoi de copies, clôture de session, anomalies, mesures correctives éventuelles (correction ou mise à jour des données d’inscription tels que noms, prénoms, date de naissance, etc.)
• Transmettre à la comptabilité les informations nécessaires à la facturation et aux reversements des certifications au besoin

IV. Coordonner les projets spécifiques aux certifications

• Coordonner la gestion de projets de certifications hors sessions « ordinaires », par exemple des sessions exceptionnelles, des examens délocalisés, des projets spécifiques avec les partenaires
• Administrer des évaluations spécifiques à la demande des clients, sous la responsabilité de la direction des cours
• En fonction des besoins de l’AF Ottawa et à la demande de ses supérieurs hiérarchiques, l’employé(e) pourra être amené(e) à exercer d’autres missions en lien avec l’activité du service pédagogique et certifications.

Profil Recherché

Diplômes/formations

• Diplôme ou expérience pertinente dans le domaine du FLE/FLS souhaitable
• Habilitations DELF/DALF, TEF et TCF déjà obtenues ou en cours seraient un plus

Connaissances et compétences

• Français langue maternelle ou niveau C2 attesté
• Anglais niveau B2 minimum
• Connaissance des niveaux du CECRL et des différentes certifications proposées à l’AF Ottawa souhaitée
• Connaissance préalable des outils informatiques liés à son secteur d’activité (Arc-en-ciel, GAEL, TEO, etc.) souhaitée
• Maitrise des outils bureautiques (Office 365) nécessaires à sa fonction, notamment Outlook (gestion du courrier et de l’adresse électronique dédiés), Teams, Word et Excel
• Actualiser ses connaissances, prendre en compte les nouveautés et les intégrer dans son activité

Capacités liées à la fonction

• Travailler aussi bien en autonomie qu’en équipe
• Esprit d’équipe et esprit collaboratif
• Bon sens relationnel, capacité à résoudre des problèmes ou à faire face à des imprévus: esprit orienté vers les solutions
• Aisance à communiquer à l’écrit et à l’oral en français et en anglais avec tact et diplomatie, notamment pour expliquer, orienter et convaincre
• Capacité à s’adapter aux fluctuations de la charge de travail
• Flexibilité, bonne capacité aux changements
• Rigueur, fiabilité, sens du détail
• Sens des responsabilités et des priorités
• Excellentes capacités organisationnelles
• Force de proposition pour le développement et l’amélioration de son secteur et de l’établissement

Conditions de travail

• Date d’entrée en fonctions souhaitée : 4 janvier 2023
• CDD remplacement congé parental, 15 mois minimum
• Temps partiel : 22.5 h/semaine. En cas de profil d’enseignant(e) FLE/FLS, un complément avec des heures d’enseignement pourra être proposé
• Rémunération : entre 20.14$ et 24.38$ de l’heure, selon expérience et diplômes
• Lieu de travail : 352 rue Maclaren, Ottawa ON K2P 0M6. Télétravail et déplacements professionnels possibles selon les besoins du service

Démarche à suivre pour présenter sa candidature

• Envoyer votre CV et votre lettre de motivation à Samuel Coeytaux, Directeur Général de l’AF Ottawa, par courriel à l’adresse suivante : direction@af.ca.  Indiquer en objet du message « Candidature assistant(e) certifications ».
• Copies des diplômes et lettres de référence à fournir uniquement sur demande, après la 1ère sélection. Priorité sera donnée aux citoyens canadiens, résidents permanents ou résidents temporaires détenteurs d’une autorisation de travail au Canada en cours de validité. Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront recontactées.
• Date limite de candidature : 9 décembre 2022.