Conditions générales
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PRÉAMBULE
L’Alliance Française d’Ottawa (ci-après « AF OTTAWA ») est un organisme à but non lucratif régi par les lois de la province de l’Ontario.
Tout achat de produits ou de services de l’Alliance Française Ottawa (AF OTTAWA) requiert l’acceptation pleine et entière des présentes CGV.
Les présentes conditions générales constituent le cadre contractuel applicable à l’ensemble des activités de l’AF OTTAWA. Toute situation non expressément prévue sera appréciée par l’AF OTTAWA dans le respect des principes pédagogiques, organisationnels et légaux qui régissent ses services.
POLITIQUE DE COMPORTEMENT
Tout comportement agressif, qu’il soit verbal ou physique, est strictement interdit au sein de l’AF OTTAWA. En cas de comportement inapproprié ou violent, l’AF OTTAWA se réserve le droit, à la discrétion de la direction, de refuser l’inscription ou d’exclure immédiatement la personne concernée sans aucun remboursement. Cette politique s’applique à tous les services proposés, y compris l’école de langue, le centre d’examen et les événements culturels organisés par l’Alliance Française Ottawa.
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET D’UTILISATION DU COURRIEL
AF OTTAWA vous demandera uniquement de fournir les informations nécessaires au traitement de votre inscription en classe ou examen: nom, numéro de téléphone, adresse électronique, pièce d’identité, etc. Les informations privées des étudiants et des membres ne seront jamais partagées avec un tiers sauf obligation légale ou demande des organismes certificateurs lorsque nécessaire.
Ces informations seront utilisées à des fins de communications pour améliorer la qualité de nos services (questionnaire de satisfaction, informations sur les sessions). Vous avez le droit de vous désabonner pour ne plus recevoir ces courriels.
Les cours peuvent être enregistrés strictement pour le contrôle de la qualité; aucune diffusion ne sera faite sans l’accord des participants.
MÉTHODES DE PAIEMENT
En ligne ou par téléphone : VISA crédit ou débit, MASTERCARD crédit ou débit, AMEX (+2,4 % de frais s’appliqueront), Discover.
En personne : VISA crédit ou débit, MASTERCARD crédit ou débit, dépôt direct, virement Interac, AMEX (+2,4 % de frais s’appliqueront), Discover, carte Débit/Interac.
Chèques à l’ordre de AFRCNC ou Alliance Française de la Région de la Capitale Nationale du Canada. Des
frais de 50,00 $ seront appliqués pour les chèques sans provision.
AF OTTAWA est une organisation à but non lucratif canadienne et un organisme de bienfaisance. Les frais de formation sont admissibles au crédit d’impôt pour frais de scolarité. Les certificats sont délivrés une fois par an, à la fin du mois de février (la communication du numéro d’assurance sociale peut être requise et ne sera pas conservée
une fois traitée).
Les informations bancaires ne sont pas enregistrées et sont détruites une fois le paiement traité.
FRAIS D’ENREGISTREMENT ET ADHÉSION
Nouveaux étudiants de l’AF OTTAWA et étudiants de l’AF OTTAWA de retour (qui n’ont pas participé à un cours l’année précédente): 45,00$ de frais administratifs annuels. Adhérent s’inscrivant dans une classe: 25,00$ de frais administratifs annuels.
Adhésion individuelle: 30,00$ par an.
Adhésion famille : 50,00$ par an (un parent, son conjoint(e) et leurs enfants âgés de moins de 18ans)
Étudiant devenant adhérent: 25,00$ par an.
Étudiant de l’AF OTTAWA devenant adhérent (adhésion famille): 42,00$ par an.
Tous les frais d’inscription et administratifs sont non remboursables et sont applicables à partir de la date d’achat.
TEST DE NIVEAU
Un test de niveau est obligatoire pour tous les nouveaux étudiants ainsi que pour les étudiants de retour à l’AF OTTAWA n’ayant pas suivi de cours au cours des douze (12) derniers mois.
Le test de niveau constitue un service complet incluant la partie écrite et l’entretien oral. Le test de niveau se déroule ainsi en deux (2) étapes :
– une première partie écrite en ligne, à compléter en autonomie :
– un entretien oral avec l’un·e de nos instructeurs·rices.
L’entretien oral doit avoir lieu au plus tard dans un délai de deux (2) semaines suivant la complétion de la partie en ligne, sauf cas exceptionnel dûment justifié et accepté par l’AF OTTAWA.
L’élève peut demander à reprogrammer son entretien oral jusqu’à vingt-quatre (24) heures ouvrables avant l’horaire prévu. Toute absence sans préavis dans ce délai entraîne l’expiration du test de niveau.
À défaut de réaliser l’entretien oral dans les délais prévus, ou en cas d’absence sans préavis dans les délais indiqués, le test sera considéré comme expiré et un nouveau test devra être acheté dans son intégralité.
Les résultats sont valides pendant une durée de six (6) mois dans le cadre du processus d’inscription de l’AF OTTAWA.
Les frais liés au test de niveau ne sont pas remboursables.
PRODUITS
L’achat des produits suivants est ferme et définitif; ces produits ne sont ni remboursables ni transférables :
– Frais de manutention et d’envoi
– Matériel d’apprentissage (p. ex. livres et cahiers d’exercices, Frello)
– Programmes en ligne PrepMyFuture
– Test d’orientation
COURS DE GROUPES ET ATELIERS (PROGRAMMÉS)
L’inscription à un cours constitue une acceptation du format pédagogique, du rythme et des modalités d’organisation propres à l’AF OTTAWA.
Pour s’inscrire à un cours pour adultes, les étudiants doivent être âgés d’au moins seize (16) ans. L’accord écrit des parents ou représentants légaux est exigé pour les personnes mineures.
Les règles générales décrites ci-dessous s’appliquent également aux cours enfants et adolescents, sauf mention contraire explicitement indiquée pour ces programmes.
Il appartient à l’étudiant·e (ou à ses parents/représentants légaux pour les mineurs) de s’assurer, avant toute inscription, que le cours choisi correspond à ses disponibilités horaires ainsi qu’à la modalité souhaitée (en présentiel ou en ligne). Aucun changement de modalité ou d’horaire ne sera possible une fois l’inscription confirmée, sauf cas exceptionnels dûment justifiés et acceptés par l’AF OTTAWA. L’AF OTTAWA ne peut être tenue responsable des changements dans les engagements professionnels ou les circonstances personnelles des étudiants.
Si, après le début du cours, un étudiant rencontre des difficultés pédagogiques importantes (par exemple liées au niveau ou à la progression), il doit en informer officiellement l’AF OTTAWA par écrit dans les meilleurs délais afin que la situation puisse être évaluée. Selon les disponibilités et lorsque cela est jugé pertinent, l’AF OTTAWA pourra proposer une solution pédagogique alternative.
Les demandes fondées uniquement sur des préférences personnelles, des considérations de convenance ou des motifs non pédagogiques ne seront pas acceptées. Toute décision relève de l’AF OTTAWA, après consultation de l’enseignant concerné et sur la base d’une justification pédagogique. Aucun changement n’est garanti.
La présence régulière est essentielle pour assurer la progression individuelle et le bon fonctionnement du groupe.
En cas d’absences répétées (définies comme cinq (5) absences consécutives), l’AF OTTAWA se réserve le droit de réévaluer la participation de l’élève au cours et de déterminer les options pédagogiques les plus appropriées. Selon la situation, la poursuite dans le groupe initial pourrait ne plus être recommandée. Les séances manquées ne donnent lieu à aucun remboursement ni reprise.
Les cours de l’AF OTTAWA sont conçus conformément au Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL) et reposent sur un principe d’immersion. L’enseignement est majoritairement dispensé en français.
Les cours peuvent occasionnellement être enregistrés à des fins d’assurance qualité.
L’AF OTTAWA se réserve le droit d’annuler tout cours ou d’ajuster le nombre total d’heures d’un groupe donné en fonction du nombre d’étudiants inscrits. Quel que soit l’effectif, l’ensemble du programme prévu pour le niveau concerné est couvert ; seule la durée totale de la formation varie en conséquence. Cette adaptation de durée ne donne lieu à aucun ajustement tarifaire.
À titre indicatif, pour les cours de groupe de français général pour adultes (à l’exclusion des ateliers), la durée des cours pour traiter l’entièreté du programme prévu par niveau est la suivante :
• 6 étudiants inscrits ou plus : durée complète de la session, soit 26 heures (sauf cas exceptionnels)
• 5 étudiants inscrits : 24 heures
• 4 étudiants inscrits : 22 heures
• 3 étudiants inscrits : 20 heures
Cette organisation permet de maintenir l’ouverture des groupes à faible effectif tout en garantissant la progression pédagogique.
Pour l’ensemble des cours de groupe proposés par l’AF OTTAWA, un minimum de trois (3) étudiants inscrits est requis. En dessous de ce seuil, le cours est annulé.
Les étudiants qui rejoignent un groupe après le début de la session doivent s’acquitter du montant total du cours.
Modalités de paiement
Clients / étudiants particuliers
L’intégralité des frais est payable à l’inscription, incluant les frais de scolarité, le matériel d’apprentissage et tout autre frais applicable.
Formations financées par l’employeur
Le paiement intégral est requis au plus tard une (1) semaine après la première leçon.
Demande d’annulation de la part de l’étudiant ou de l’employeur
Toute demande de remboursement ou de crédit doit être transmise par courriel à info@af.ca au plus tard deux (2) jours ouvrables avant le premier cours. Passé ce délai, l’inscription est considérée comme ferme et définitive.
Exception : urgence médicale ou familiale, sur présentation de justificatifs appropriés (ex. note d’hôpital).
Des frais d’annulation de soixante-quinze dollars (75,00 $) sont automatiquement appliqués à toute annulation ou demande de report vers une autre session.
Les notes de crédit sont valables pour une durée d’un (1) an à compter de leur émission et peuvent être utilisées pour tout autre service offert par AF OTTAWA (autre cours, leçons privées, livres ou événements). Elles ne sont pas transférables.
COURS SUR MESURE / MCEL
Dispositions générales (applicables à tous les cours privés, semi-privés et MCEL – PRIV et CORP)
Sauf mention contraire, les dispositions ci-dessous s’appliquent à l’ensemble des contrats PRIV et CORP.
Le statut PRIV ou CORP est déterminé uniquement par le mode de financement du cours (financement personnel ou financement par l’employeur), indépendamment du statut de l’étudiant.
Les étudiants sont invités à se référer aux sous-sections correspondantes (PRIV ou CORP) pour prendre connaissance des modalités spécifiques applicables selon le mode de financement.
Les tarifs applicables sont disponibles sur le site web de l’AF OTTAWA et varient en fonction du nombre d’heures choisies (de 2 à 100 heures et plus) ainsi que du nombre d’élèves inscrits dans le cours (de 1 à 6).
Pour le programme Mon Cours en Ligne (MCEL), le nombre d’heures est fixe et s’élève à treize (13) heures.
Une fois le contrat signé, les emplois du temps sont fixes. L’étudiant ne peut pas demander de modifier l’ensemble de son emploi du temps (créneaux horaires, jours, durée).
L’AF OTTAWA ne peut être tenue responsable des changements dans les engagements professionnels ou les circonstances personnelles des étudiants.
Le transfert d’un programme à un autre (ex. cours privé vers MCEL ou cours de groupe, et inversement) n’est pas autorisé. Les heures de cours ne peuvent pas être transférées à une tierce personne.
Aucun retrait ni ajout d’étudiant n’est autorisé dans un cours semi-privé une fois le contrat signé. La durée minimale du contrat est de vingt (20) heures.
Les cours peuvent occasionnellement être enregistrés à des fins d’assurance qualité.
Pour tous les cours privés, semi-privés et MCEL, en l’absence de réponse de l’étudiant dans un délai de soixante-douze (72) heures suivant trois (3) relances concernant la proposition de cours, la signature des documents ou le règlement du paiement, le cours sera automatiquement retiré de l’emploi du temps de l’enseignant et le créneau réservé sera libéré.
La présence régulière est essentielle pour assurer la progression individuelle. En cas d’absences répétées (définies comme trente pourcent (30 %) d’absences sur la durée du contrat), et sauf en cas de maladie grave ou de force majeure dûment justifiée, l’Alliance Française d’Ottawa se réserve le droit, après avis écrit, d’annuler le contrat de l’étudiant, sans remboursement des sommes déjà versées.
Mise en pause du contrat
Tout contrat entamé ne peut être mis en pause, sauf en cas d’urgence médicale ou familiale dûment justifiée par des documents officiels (par exemple, une note d’hospitalisation).
À défaut, les conditions d’annulation du contrat s’appliquent.
Prolongation du contrat
Un étudiant peut prolonger son contrat selon les modalités suivantes :
• si la prolongation concerne le même nombre d’heures ou un nombre inférieur à celui du contrat initial, le tarif horaire demeure inchangé ;
• si la prolongation concerne un nombre d’heures supérieur, mais reste dans la même tranche tarifaire, le tarif horaire demeure inchangé ;
• si la prolongation concerne un nombre d’heures supérieur impliquant un changement de tranche tarifaire, le nouveau tarif horaire correspondant à cette tranche est appliqué.
Définition des jours ouvrables : de 8h30 à 16h30, du lundi au vendredi (sauf jours fériés en Ontario).
Clients / étudiants financés à titre personnel (PRIV)
Paiement – PRIV
Tous les frais sont payables au moment de l’inscription : heures de cours, frais administratifs, matériel pédagogique et autres frais applicables.
Le paiement doit être effectué au moins soixante-douze (72) heures avant le début du premier cours afin de garantir la formation. À défaut, le cours ne pourra pas être confirmé et la date de début devra être reportée.
Après trois (3) reports de la date de début, le cours est automatiquement retiré de l’emploi du temps de l’enseignant et le créneau réservé est libéré.
Annulation et/ou report de leçon – PRIV
Un (1) ajustement (report ou annulation) est autorisé pour chaque tranche de dix (10) heures de cours.
Tout ajustement au-delà du quota sera facturé, même si le délai de quarante-huit (48) heures ouvrables est respecté.
Toute demande d’ajustement doit être transmise par écrit à privatecourses@af.ca et info@af.ca au plus tard deux (2) jours ouvrables à l’avance.
Les leçons annulées sans ce préavis seront facturées dans leur intégralité. Exception : urgence médicale ou familiale dûment documentée.
Aucun ajustement n’est autorisé pour les cours semi-privés.
Annulation de contrat – PRIV
Les frais administratifs et le matériel pédagogique ne sont ni remboursables ni créditables.
Plus de sept (7) jours ouvrables avant la première leçon :
• remboursement ou crédit possible (notes de crédit valables un (1) an)
• frais équivalents à dix pour cent (10 %) du montant total du contrat
• frais administratifs et matériel non remboursables
Entre deux (2) et sept (7) jours ouvrables avant la première leçon :
• aucun remboursement
• crédit équivalent à quatre-vingt-dix pour cent (90 %) du contrat (valable un (1) an)
• frais administratifs et matériel non remboursables
Moins de quarante-huit (48) heures avant la première leçon ou après le début du contrat :
• aucun remboursement ni credit
Les frais applicables correspondent à une estimation raisonnable des coûts engagés, incluant la gestion administrative et la réservation d’un créneau, et ne constituent pas une pénalité.
Formation financée par l’employeur (CORP)
Paiement – CORP
Les frais administratifs et le matériel pédagogique sont payables au moment de l’inscription.
Les heures de cours peuvent être réglées intégralement ou mensuellement (sauf MCEL) et doivent être payées dans les trente (30) jours suivant la réception de la facture.
Pour le programme MCEL, le paiement intégral est exigé dans un délai de trente (30) jours suivant la réception de la facture.
Les documents signés et le paiement requis doivent être reçus au moins soixante-douze (72) heures avant le début du premier cours afin de garantir la formation.
Après trois (3) reports de la date de début, le cours est automatiquement retiré de l’emploi du temps de l’enseignant et le créneau réservé est libéré.
Annulation et/ou report de leçon – CORP
Un (1) ajustement (report ou annulation) est autorisé pour chaque tranche de dix (10) heures de cours.
Tout ajustement au-delà du quota sera facturé, même si le délai de quarante-huit (48) heures ouvrables est respecté.
Toute demande d’ajustement doit être transmise par écrit à privatecourses@af.ca et info@af.ca au plus tard deux (2) jours ouvrables à l’avance.
Les leçons annulées sans ce préavis seront facturées dans leur intégralité. Exception : urgence médicale ou familiale dûment documentée.
Aucun ajustement n’est autorisé pour les cours semi-privés.
Annulation de contrat – CORP
Plus de soixante-douze (72) heures ouvrables avant la première leçon :
• frais administratifs et matériel non remboursables
• frais équivalents à dix pour cent (10 %) du montant total du contrat.
Moins de soixante-douze (72) heures avant la première leçon ou après le début du contrat :
• frais administratifs et matériel non remboursables
• facturation de deux (2) semaines de cours suivant la date de la demande d’annulation
• frais équivalents à dix pour cent (10 %) du montant total du contrat.
Les frais applicables correspondent à une estimation raisonnable des coûts engagés, incluant la gestion administrative et la réservation d’un créneau, et ne constituent pas une pénalité.
EXAMENS ET CERTIFICATIONS
Dispositions générales applicables à tous les examens
Il est de la seule responsabilité du candidat de s’assurer qu’il est inscrit à l’examen approprié. L’AF OTTAWA et ses employés ne peuvent être tenus responsables des choix faits par le candidat.
Le paiement intégral est requis au moment de l’inscription.
À la demande des institutions officielles, certaines informations personnelles supplémentaires peuvent être exigées pour l’inscription à certains tests.
En s’inscrivant, les candidats comprennent et acceptent de suivre toute restriction ou mesure organisationnelle imposée par l’AF OTTAWA et/ou les autorités gouvernementales. L’inscription à un examen vaut également acceptation du règlement officiel de l’organisme certificateur concerné (France Éducation International, CCI Paris Île-de-France, etc.).
Toutes les demandes et pièces justificatives (type passeport) doivent être reçues avant la date limite d’inscription indiquée au calendrier. Aucun dossier incomplet ou reçu après cette date ne sera accepté. Aucun remboursement ou avoir ne pourra être émis et les candidats devront se réinscrire à leur frais.
Tout candidat arrivant après l’heure indiquée sur la convocation se verra refuser l’accès à la salle d’examen. Aucun remboursement ou avoir ne pourra être émis et les candidats devront se réinscrire à leur frais.
Convocation imprimée obligatoire
Tout candidat doit se présenter muni de sa convocation imprimée.
En l’absence de ce document :
• des frais de 20 $ seront appliqués pour l’impression sur place ;
• à défaut, l’accès à la salle d’examen pourra être refusé.
Les attestations de résultats sont personnelles et confidentielles et ne seront transmises à aucun tiers sans autorisation du candidat.
Annulation et report
Toute demande d’annulation ou de report doit être adressée par courriel à info@af.ca avant la date limite d’inscription.
Des frais d’annulation de 100 $ s’appliquent aux demandes reçues dans les délais.
Aucun remboursement ou report ne sera accordé après cette date, sauf urgence médicale ou familiale dûment justifiée.
Si l’AF OTTAWA doit annuler une session, une nouvelle date sera proposée ou un remboursement complet sera effectué.
TCF
Un délai de carence de vingt (20) jours calendaires doit être respecté entre deux inscriptions au même type d’examen. En cas de non-respect, l’inscription sera annulée et des frais de 100 $ retenus.
Les candidats peuvent demander une nouvelle correction de leur production écrite et/ou orale dans un délai de trente (30) jours suivant la publication des résultats.
Toute demande de recorrection est facturée 100 $ par épreuve.
TEF
Un délai de carence de vingt (20) jours calendaires doit être respecté entre deux inscriptions au même type d’examen. En cas de non-respect, l’inscription sera annulée et des frais de 100 $ retenus.
Aucune recorrection n’est possible.
DELF-DALF
Des frais de 75 $ s’appliquent pour toute demande d’envoi d’un relevé de notes à un tiers.
Des frais de 25 $ sont appliqués pour l’envoi d’un relevé de notes par FedEx.
Des frais de 25 $ sont appliqués pour l’envoi du diplôme par FedEx.
Toute demande de réédition de diplôme ou certificat est facturée 20 $.
Examens délocalisés
Des frais d’ouverture de dossier de 55 $ sont appliqués.
Des frais administratifs annuels de 45 $ ainsi que 45 $/heure de surveillance sont facturés.
En cas de désistement, ces frais ne sont pas remboursables, sauf urgence médicale ou familiale dûment justifiée.
ÉVÈNEMENTS CULTURELS
Les billets ne sont ni échangeables ni remboursables.
En cas de modification d’horaire, l’AF OTTAWA fera tout son possible pour informer les participants des changements ou des erreurs. Cependant, il est de la responsabilité de chaque participant de vérifier l’exactitude des informations concernant l’événement. Si l’événement culturel est annulé ou repoussé, l’AF OTTAWA donnera une note de crédit pour un événement futur.
L’AF OTTAWA ne peut être tenue responsable pour les dommages, accidents ou pertes éventuels ayant lieu avant, pendant ou après les événements culturels.
20 minutes avant le début programmé d’un événement, l’entrée n’est pas garantie pour les détenteurs de billets.
En participant à des évènements de l’Alliance Française Ottawa, vous consentez à vous faire photographier ou filmer à des fins de communications. Vous réservez le droit d’explicitement refuser.
VALIDITÉ
Les notes de crédits, remises et codes promotionnels sont personnels et individuels. Ils ne sont pas transférables et leur durée de validité leur est propre.
Définition de « jours ouvrables » : de 8h30 à 16h30, du lundi au vendredi (sauf jours fériés en Ontario et période de fermeture annuelle de l’AF OTTAWA).
Dernière mise à jour, 24 février 2026.